Klantenservice is allang niet meer “alleen vragen beantwoorden”. Veel vragen worden voor de klant immers al beantwoord via het internet. Klantenservice is vaak een laatste redmiddel voor de klant.
Een sterke klantenservice medewerker kan een frustrerende situatie ombuigen naar vertrouwen, loyaliteit en zelfs enthousiasme. Maar wat maakt iemand nou écht goed in klantenservice? Dit zijn vijf kwaliteiten waar je aan moet voldoen wil je behoren tot de toppers onder de klantenservice medewerkers.
1) Empathie: de klant wil zich begrepen voelen
De beste klantenservice medewerkers luisteren niet alleen naar het probleem, maar ook naar de emotie erachter. Iemand die al drie keer heeft moeten bellen wil vooral erkenning: “ik snap dat dit irritant is.”
Empathie betekent niet dat je overal “ja” op zegt. Het betekent dat je laat merken dat je de situatie serieus neemt en de klant niet als een ticketnummer behandelt.
In de praktijk:
- Benoem het gevoel (“Dat is vervelend, snap ik.”)
- Herhaal kort de kern (“Dus de monteur is wél gepland, maar nog niet langsgeweest?”)
- Ga daarna pas naar de oplossing
2) Duidelijke communicatie: simpel, concreet, zonder jargon
Goede service gaat vaak mis door miscommunicatie. Een medewerker die helder communiceert, voorkomt ruis en herhaal contact. Klanten willen weten: wat gebeurt er nu, wanneer, en wat moet ik doen?
3) Probleemoplossend vermogen: eigenaarschap nemen
Een top medewerker denkt in oplossingen, niet in beperkingen. Dat betekent: actief meedenken en alle opties verkennen — ook als het probleem niet direct “jouw schuld” is. Stel daarbij de juiste vragen om tot de kern te komen
4) Stressbestendigheid: rustig blijven als het spannend wordt
In klantenservice kom je soms in lastige gesprekken: boze klanten, hoge druk, systemen die haperen. Juist dan is kalmte goud waard. Een stressbestendige medewerker blijft vriendelijk, laat zich niet meeslepen en houdt het gesprekconstructief.
5) Professionaliteit: betrouwbaar en consistent
Klantenservice is vertrouwen. Professionaliteit betekent: afspraken nakomen, eerlijk zijn over wat wel/niet kan, en geen vage beloftes doen. Liever een helder “dit kan niet, maar ik kan wél dit voor je doen” dan vage beloftes.
Conclusie: het gaat om de combinatie
Bovenstaande vijf kwaliteiten versterken elkaar. Empathie zonder oplossingen voelt leeg. Oplossen zonder duidelijke communicatie zorgt voor frustratie. En professionaliteit zonder menselijkheid kan kil overkomen.
De beste klantenservice medewerkers combineren menselijkheid met structuur: ze luisteren, leggen uit, lossen op en komen terug op wat ze beloven. En precies dát onthoudt een klant.
Wil je ook als klantenservicemedewerker aan de slag? Check dan hier de vacature.
%20(1).png)
.jpeg)
.jpg)
.jpg)
.png)
%20(2).png)
.png)
.jpg)
%20(1).png)
.png)
.png)
.png)
.png)
.png)
.png)
