Privacy & cookie statement

‍

Privacy- en cookieverklaring

Welkom en goed dat je deze pagina bezoekt! Deze privacy- en cookieverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Guidion Nederland B.V., James Wattstraat 77-M, 1097 DL te Amsterdam, geregistreerd onder kvk-nummer 34235335 (hierna: Guidion). Deze privacy- en cookieverklaring is bestemd voor contactpersonen van partners, klanten van partners, websitebezoekers, potentiële medewerkers en externen die aan ons platform gebonden zijn. 

Wij vinden het belangrijk om op een transparante en verantwoorde manier om te gaan met de persoonsgegevens die aan ons worden toevertrouwd. We verwerken je persoonsgegevens dan ook op een zorgvuldige manier en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG) en de bijbehorende relevante wet- en regelgeving. Hieronder kan in ieder geval worden verstaan het verzamelen, gebruiken en verwijderen van persoonsgegevens.

In deze verklaring wordt uitgelegd welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij deze persoonsgegevens verwerken en hoe wij met die persoonsgegevens omgaan. Je wordt ook gewezen op de rechten die je hebt. 

Wij nemen geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen die aanzienlijke gevolgen kunnen hebben voor personen. Guidion is eveneens niet voornemens om dit te gaan doen. 

Wij adviseren je om deze privacy- en cookieverklaring goed door te lezen.

1. VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE & VERWERKER

De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt de doeleinden waarvoor en de middelen waarmee persoonsgegevens worden verwerkt. Indien de organisatie dus beslist ‘waarom’ en ‘hoe’ persoonsgegevens moeten worden verwerkt, is deze organisatie in beginsel aan te merken als de verwerkingsverantwoordelijke. Een organisatie kan ervoor kiezen om een andere organisatie in te schakelen om persoonsgegevens voor hen te verwerken. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van een clouddienst die persoonsgegevens opslaat. In zo’n situatie verwerkt de ingeschakelde organisatie ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke (in dit geval Guidion) persoonsgegevens en treedt dan als verwerker op. 

Guidion maakt ook gebruik van verwerkers. Indien dit het geval is, leggen wij hierover schriftelijke afspraken vast. Wij nemen deze maatregelen om de beveiliging en geheimhouding van jouw persoonsgegevens te waarborgen. Deze afspraken zijn bedoeld om een gelijkwaardig niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid te garanderen als dat van Guidion zelf. Voorbeelden van verwerkingen die wij kunnen uitbesteden zijn het hosten van onze website, het beheren van ons klantinformatiesysteem of het uitvoeren van administratieve taken. 

Guidion treedt zelf ook als verwerker op en verwerkt persoonsgegevens in opdracht van de partners. Dit betekent dat Guidion gegevens verzamelt, opslaat en verwerkt voor de verwerkingsverantwoordelijke volgens diens instructies, en gebruikt deze gegevens uitsluitend voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.

2. WELKE GEGEVENS VERWERKEN WIJ EN VAN WIE?

Wij verwerken van verschillende personen persoonsgegevens, bijvoorbeeld van bezoekers van onze website, contactpersonen van partners, klanten van partners, potentiële medewerkers en externen die aan ons platform gebonden zijn.

2.1 Gegevens van bezoekers aan de website

Bij het bezoeken van de website worden er ook gegevens van bezoekers verzameld. Wij verzamelen de volgende gegevens: 

a. IP-adressen en klik-, zoek- en surfgedrag: Om te zien hoe onze website gebruikt wordt houden we het klik-, zoek- en surfgedrag van de bezoekers bij. Hiervoor maken wij gebruik van: IP-adressen, gegevens van de gebruikte browser of hardware en informatie uit cookies. Hoe, wat en waar wij welke cookies voor gebruiken lees je onderaan deze privacy- en cookieverklaring. De IP-adressen worden uitsluitend geanonimiseerd verwerkt.

b. Contactgegevens: Via de website kan je contact met ons opnemen en daarbij je contactgegevens achterlaten. Het betreft onder meer de volgende gegevens: NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en eventuele overige informatie die je zelf invult als inhoud van een bericht. 

2.2 Gegevens van potentiële medewerkers

In het kader van je sollicitatie en de werving en selectie verwerken wij de volgende (persoons)gegevens: NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer, Curriculum Vitae, motivatiebrief en eventuele overige informatie die je meestuurt met je sollicitatie.

2.3 Gegevens van (potentiële) partners en andere externen die aan ons platform zijn verbonden

In het kader van het werven van (nieuwe) nieuwe partners en andere externen die aan ons platform zijn verbonden verwerken wij de volgende (persoons)gegevens: e-mailadres, naam van persoon, naam van het bedrijf en telefoonnummer en eventuele overige informatie die je meestuurt in de toelichting.

2.4 Gegevens van klanten van partners

In het kader van onze dienstverlening aan partners verwerken wij de volgende gegevens van klanten van onze partners: NAW gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en eventuele overige informatie afhankelijk van de specifieke dienst die verleend wordt. Aanvullende afspraken hierover zijn gemaakt in de verwerkersovereenkomsten die Guidion heeft gesloten met haar partners.

3. DOEL VAN DE VERWERKING VAN DE PERSOONSGEGEVENS

Wij gebruiken de persoonsgegevens voor de volgende wettelijke grondslagen en doeleinden:

3.1 Verwerking noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen

a. Anoniem statistisch onderzoek: Wij gebruiken uitsluitend de geanonimiseerde (persoons)gegevens en informatie uit sectie 2.1 (sub a) voor geaggregeerd en anoniem (online) onderzoek naar en analyses van het gebruik van de website. Op basis van deze onderzoeken kunnen wij de website aanpassen en verbeteren.

b. Algemeen contact: De gegevens uit sectie 2.1 (sub b) gebruiken we voor het verstrekken van de door jou aangevraagde informatie of het afhandelen van je sollicitaties of andere vragen.

c. Werving en selectie: Wij verwerken de onder sectie 2.2 bedoelde gegevens voor de uitvoering van onze werving en selectieactiviteiten, waaronder ook begrepen afnemen van testen en assessments. Een referentie onderzoek en/of andere onderzoeken met behulp van de persoonsgegevens kunnen onderdeel uitmaken van de werving en selectie. De gegevens, informatie en resultaten van testen, assessments en/of andere onderzoeken kunnen worden gebruikt om te bepalen welke aanvullende trainingen en scholingen voor de sollicitant of expert gewenst zijn. Voor de verwerking van deze data kunnen wij derde partijen inschakelen, waaronder momenteel Recruitee B.V.

3.2 Verwerking in het kader van de uitvoering van de overeenkomst

In het geval er een overeenkomst met de medewerker tot stand komt wordt in de interne privacyverklaring met de medewerker apart vastgelegd hoe wij met de privacy en persoonsgegevens van de medewerkers omgaan.

In het geval er een overeenkomst met een partner of andere externe die aan ons platform is verbonden tot stand komt, worden de onder sectie 2.2 bedoelde gegevens verwerkt in het kader van de uitvoering van de overeenkomst van opdracht. De gegevens worden onder meer gebruikt om contact met je op te nemen, opdrachten en facturen te sturen, etc. Daarnaast kunnen de gegevens bijvoorbeeld gebruikt worden om je te selecteren voor bepaalde klanten/opdrachtgevers, bijvoorbeeld op basis van opleidingsniveau/kwaliteit.

3.3 Verwerking op basis van toestemming

Via de website kan je je aanmelden voor de nieuwsbrief van Guidion waarin nieuwe opdrachten in de regio worden gemeld. Als je je hiervoor aanmeldt worden je naam en e-mailadres opgeslagen.

Via LinkedIn maken wij gebruik van Lead Gen Forms waarmee gegevens worden verzameld van LinkedIn gebruikers. Dit vindt plaats op basis van toestemming die wordt gegeven aan LinkedIn bij het aanpassen van de instellingen, waarbij toestemming wordt gegeven om gegevens te delen met derden.

3.4 Verwerking op basis van een wettelijke verplichting

Wij verwerken ook persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan onze wettelijke verplichting,  bijvoorbeeld de verplichtingen die voortvloeien uit de belastingwet.

4. BEWAARTERMIJNEN

We verwerken je persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor deze gegevens worden verwerkt. 

Mocht je na afloop van de sollicitatieprocedure niet in dienst treden bij Guidion, dan bewaren we je gegevens niet langer dan 4 weken na beëindiging van de procedure. Wanneer wij je geen functie kunnen aanbieden, kunnen wij – met je toestemming - je sollicitatiegegevens maximaal één jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure bewaren. Word je wel aangenomen als werknemer of expert dan zullen we je persoonsgegevens verwerken op grond van de arbeidsovereenkomst of de overeenkomst van opdracht voor experts.

Als we de persoonsgegevens om de hierboven genoemde reden niet meer hoeven te bewaren, zullen wij de persoonsgegevens vernietigen en/of anonimiseren, tenzij wij (i) op grond van wet (bijvoorbeeld op grond van de belastingwetgeving) of (ii) op grond van een bewijsplicht, gedwongen zijn om bepaalde persoonsgegevens langer te bewaren. In welk geval uitsluitend de persoonsgegevens die specifiek voor dat doel noodzakelijk zijn gedurende de van toepassing zijnde bewaartermijn bewaard zullen blijven.

Hieronder staan de gebruikelijke bewaartermijnen voor verschillende soorten gegevens:

Financiële gegevens: Facturen en andere financiële administratie worden doorgaans 7 jaar bewaard, in overeenstemming met belastingwetten en regelgeving. 

NAW-gegevens, BSN: NAW-gegevens, geboortedatum, BSN en gegevens voor de inkomstenbelasting en een scan van je ID-bewijs  worden tot 5 jaar na afloop van het contract bewaard in overeenstemming met de Uitvoeringsregeling loonbelasting.

5. VERSTREKKING VAN PERSOONSGEGEVENS AAN DERDEN

We zullen jouw persoonsgegevens niet met andere partijen delen, tenzij dat noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de overeenkomst, wij hen hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken, wij hier een gerechtvaardigd belang voor hebben, om aan een wettelijke verplichting te voldoen of jij toestemming daarvoor geeft. Hierbij kan je denken aan de verstrekking van persoonsgegevens in het kader van de werking en de functionaliteit van de website, analyse en verbetering van onze website, en overige noodzakelijke verwerkingen.

Guidion heeft met alle partijen die toegang hebben tot uw persoonsgegevens afspraken gemaakt, zodat er voldoende waarborgen zijn voor de zorgvuldige verwerking van uw persoonsgegevens. Dit is in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving en het interne privacybeleid. Als wij derden ook toegang geven tot uw gegevens, doen wij dat alleen als wij zeker weten dat die derden de gegevens alleen gebruiken op een manier die en voor een doel dat verwant is aan het doel waarvoor we de gegevens hebben verkregen. En alleen in overeenstemming met deze privacy- en cookieverklaring. Daarbij kijken wij altijd hoe wij uw recht op privacy zo veel mogelijk kunnen respecteren.

6. BEVEILIGING VAN JE PERSOONSGEGEVENS

Wij nemen alle redelijke, passende beveiligingsmaatregelen om je gegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang of wijziging, openbaarmaking of vernietiging. Wij slaan de persoonsgegevens die wij verwerken op in een veilige database die wordt beschermd door technische toegangscontroles. We voldoen daarbij aan de geldende beveiligingsstandaarden. Indien wij je persoonsgegevens verstrekken aan andere organisaties die opdrachten uitvoeren, zorgen we ervoor dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal (moeten) beveiligen. Verder zijn alle medewerkers en verwerkers gebonden aan geheimhoudingsverklaringen.

Om onze diensten te kunnen verlenen, kan Guidion jouw persoonsgegevens verstrekken aan partijen die zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER), omdat er gebruik wordt gemaakt van clouddiensten uit de Verenigde Staten (hierna: VS). Momenteel is het Transatlantic Data Privacy Framework van toepassing, waar bedrijven zich kunnen aansluiten als zij een passend adequaatheidsniveau hebben. Onze Amerikaanse partners zijn allemaal aangesloten bij dit framework. Het overdragen van persoonsgegevens gebeurt hier dus op een veilige manier. 

7. JOUW RECHTEN

Onder de AVG heb je meerdere rechten: 

• Recht op inzage: je hebt het recht de persoonsgegevens die wij van je verwerken, in te zien.
• Recht op rectificatie: je hebt het recht de persoonsgegevens die wij van je verwerken, te corrigeren of aan te vullen als deze onjuist of onvolledig zijn.
• Recht om uw toestemming in te trekken: je kan je toestemming altijd eenvoudig intrekken.
• Recht van bezwaar: je kan bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens.
• Recht op verwijdering: je kan ons verzoeken je persoonsgegevens te verwijderen.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: als het technisch mogelijk is, heb je het recht om de persoonsgegevens die wij van je verwerken te laten overdragen naar een derde partij.
• Recht op beperking van de verwerking: in sommige gevallen kan je verzoeken om het verwerken van je persoonsgegevens (al dan niet tijdelijk) te beperken, wat betekent dat wij minder gegevens van jou verwerken.

Indien je één van je rechten wenst uit te oefenen of daar vragen over hebt, dan kun je dat kenbaar maken door contact met ons op te nemen via de contactgegevens onderaan deze privacy- en cookieverklaring. 

Wanneer je je wil beroepen op een van deze rechten, kunnen wij je vragen om je te identificeren. Wij vragen hiervoor gegevens op om er zeker van te zijn dat jij de juiste persoon bent aan wie de persoonsgegevens toebehoren. Het is niet toegestaan om persoonsgegevens van andere personen in te zien. Houd er rekening mee dat er wettelijke uitzonderingen zijn waarbij informatie niet verstrekt hoeft te worden of redenen waarom wij niet aan jouw verzoek kunnen voldoen. Wij reageren binnen één maand op jouw verzoek. Deze termijn kan, indien er gegronde redenen zijn, met twee maanden worden verlengd. Wij zullen je uiterlijk binnen één maand hierover informeren.

8. VRAGEN OF KLACHTEN

Als je vragen hebt over deze privacy- en cookieverklaring of meer wil weten over de manier waarop Guidion met jouw persoonsgegevens omgaat of wat jouw rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens zijn, kun je contact opnemen met onze privacy afdeling via privacy@guidion.net. 

Als dit niet leidt tot een oplossing of onze reactie niet wil afwachten, dan kan je gebruik maken van het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via het online klachtenformulier op de website (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

9. COOKIEVERKLARING

Guidion gebruikt technische en functionele cookies. Dit zijn kleine bestanden die bij jouw eerste bezoek aan onze website op jouw computer, tablet of smartphone worden opgeslagen. Deze cookies zijn nodig om de website goed te laten werken en om jouw voorkeuren te onthouden. 

Daarnaast gebruiken wij ook cookies om te zien hoe je de website gebruikt, zodat wij je beter passende informatie kunnen bieden. Voor het gebruik van deze cookies hebben wij jouw toestemming nodig. Je kunt jouw toestemming geven of aanpassen via de instellingen op onze website. In je webbrowser kan je instellen dat het opslaan van cookies alleen wordt geaccepteerd wanneer je daarmee instemt, oftewel wanneer je toestemming geeft.  

Controleer voor meer informatie hierover de handleiding van de browser die je gebruikt, dit kan per browser verschillen. Let op: veel websites werken niet optimaal als de cookies zijn uitgeschakeld. De meeste cookies hebben een bewaartermijn. Als een bewaartermijn is ingesteld, wordt het cookie automatisch verwijderd wanneer de houdbaarheidsdatum verstrijkt. Het is ook mogelijk om cookies handmatig te verwijderen voordat de houdbaarheidsdatum is verstreken. Ook dit is terug te vinden in de handleiding van de browser die je gebruikt.   

Wij kunnen deze privacy- en cookieverklaring van tijd tot tijd wijzigen. De meest recente versie kan je terugvinden op deze pagina. Laatste update: mei 2025.